Деятельность каждой компании состоит из определенного набора бизнес-процессов – совокупности действий, которые нужно выполнить для решения какой-либо задачи, конечной или промежуточной. Такие действия могут совершаться работниками изо дня в день вручную, и руководство, не вникая в проблему высокой трудозатратности этих процессов, не задумывается о необходимости их автоматизации.

В определенный момент каждая без исключения компания, стремящаяся к росту и повышению эффективности деятельности, сталкивается с необходимостью прибегнуть к оптимизации и автоматизации особенно затратных бизнес-процессов для устранения препятствий на пути своего развития. При сведении к минимуму действий, выполняемых вручную (и, соответственно, негативного влияния «человеческого фактора»), а также устранении лишних и несогласованных процессов, увеличивается производительность труда работников и повышается прозрачность управления, вследствие чего результаты бизнес-процессов будут достигнуты быстрее и с большим качеством.

Как понять, что бизнес-процесс нужно автоматизировать?

• Бизнес-процесс повторяется регулярно с достаточной частотой.
• Последовательность действий, составляющих процесс, достаточно строгая, а набор этих действий почти всегда один и тот же.
• При этом эти действия в большинстве своем выполняются сотрудниками вручную.
• Выполнение этого бизнес-процесса занимает продолжительное время сотрудников, ответственных за исполнение и других обязанностей.
• Результат данного процесса требуется получить в сжатые сроки, что сокращает время, выделяемое на его проверку.
• Процесс является комплексным со сложной совокупностью действий и требует значительного времени на ознакомление в тех случаях, когда ответственность за этот процесс передается другому сотруднику.

Если какие-либо пункты из этого списка показались вам знакомыми, это может быть признаком того, что некоторые бизнес-процессы в вашей компании нуждаются в оптимизации, даже если идентифицировать их сразу представляется проблематичным.

Как определить бизнес-процессы, которые нуждаются в автоматизации?

По мере того, как компания развивается и процессов в ее деятельности становится все больше, многие сотрудники, особенно на начальных этапах, выполняют все больше различных функций, и потому нет ничего удивительного в том, что иногда без четкой систематизации процессов сложно выделить отдельные процессы, наиболее нуждающиеся в автоматизации.

В таком случае необходимо определить конкретную функцию или зону ответственности, которая требует наибольшего вложения человеческих ресурсов, затрачиваемых на рутинную и повторяющуюся работу. В результате проведения технологического аудита данной функции квалифицированный взгляд опытного специалиста даже в, казалось бы, полном хаосе сможет определить наиболее критические узкие места в процессах, автоматизация которых принесет наибольший эффект, и избыточные действия, от которых можно отказаться без ущерба для результата.

Какая степень автоматизации подойдет вашей компании?

После того, как определена проблемная область, следует задуматься о ее масштабе, и подбирать средства автоматизации исходя из этого.

Безусловно, некоторые крупные бизнес-процессы, такие как, например, бухгалтерский и складской учет, достаточно стандартизированы в силу своей специфики, и на рынке уже имеется ряд отдельных решений, которые можно использовать непосредственно в своей компании – от систем электронного бухгалтерского учета до полноценных ERP и BI систем управления предприятием, включающих в себя модули автоматизации различных функций деятельности компании. Однако выбор поставщика и определение спецификаций такого продукта, удовлетворяющих всем особенностям конкретного бизнеса, – достаточно комплексная задача, в решении которой опыт использования подобных электронных систем окажет неоценимую помощь.

Конечно, не все процессы могут быть настолько стандартизированы, как бухгалтерский учет, как и не все процессы, требующие оптимизации, должны быть объемными. Для большинства компаний гораздо целесообразнее будет использовать MS Excel в качестве базы для автоматизации, в пользу чего говорят более низкие затраты для создания и внедрения таких решений, а также их гибкость, позволяющая в будущем быстрее и проще приспосабливать их к изменяющейся специфике бизнес-процессов в динамично развивающейся компании. Стоит отметить, что MS Excel используется во многих компаниях на базовом уровне – в качестве инструмента «рисования» таблиц и совершения простейших арифметических действий, так как большинство пользователей просто не знают о том, что это мощное и гибкое средство финансового моделирования.

На базе MS Excel можно создавать целые системы автоматизированного выполнения таких финансовых функций, как подготовка регулярной управленческой отчетности или отчетности по МСФО (IFRS). Справедливым будет добавить, что, в большинстве случаев, подобная отчетность подготавливается именно с помощью средств MS Excel собственными силами предприятия. Однако и в таком случае, как свидетельствует опыт, нередко необходимо дополнительное вмешательство со стороны специалистов для того, чтобы данные инструменты раскрыли свой потенциал в точности и простоте подготовки отчетности. Иногда для достижения значимого эффекта достаточно автоматизации даже не всей системы подготовки отчетности, а лишь некоторых наиболее трудозатратных ее элементов.

Нередко для принятия некоторых отдельных управленческих решений требуются действия по систематизации и анализу специфической информации, составляющие обособленный бизнес-процесс – как, например, управление денежными потоками компании, или распределение товаров между точками продажи. От компаний также требуется регулярная подготовка специфических статистических и налоговых отчетов, автоматическое составление которых зачастую не поддерживается используемыми ERP или учетными системами, с возможным последующим занесением таких отчетов в электронные базы статистических и налоговых органов. Для автоматизации подобных процессов также создаются инструменты на основе MS Excel.

Порой автоматизация даже отдельных действий в рамках одного бизнес-процесса может оказать значительное влияние на общие трудозатраты по его осуществлению, если данные действия требуют особенно высоких затрат ручного труда исполнителей. В таких случаях имеет смысл воспользоваться инструментами расширения возможностей MS Excel для полной автоматизации некоторых рутинных действий, выполняющихся при подготовке расчетных файлов.