Флагманскими решениями компании FIN.by, безусловно, являются комплексные системы подготовки МСФО (IFRS) и управленческой отчетности. Реализация проектов подобного масштаба позволяет акционерам и менеджменту взглянуть на бизнес в целом как на взаимосвязанную систему, оценить эффективность его работы, принять правильные решения и впоследствии увидеть их результаты. Предлагаемые нами решения в данной области существенно сокращают трудозатраты отдела отчетности на техническую работу по обработке учетной информации.

На базе MS Excel работают многие масштабные и комплексные решения в области финансового и управленческого учета. Так почему бы не распространить их преимущества на прочие регулярные задачи, решаемые сотрудниками бухгалтерии, налоговой службы, отдела МСФО-отчетности?

Как правило, задача повседневного учета транзакций, за редким исключением, также успешно автоматизирована с использованием общеизвестных на рынке программных продуктов и не вызывает нареканий с позиции эффективности.

Однако существенная доля рабочего времени сотрудников финансовой функции зачастую связана с подготовкой прочей отчетной документации различной направленности, пользователями которой могут выступать как внешние заказчики в лице налоговых органов и учреждений государственной статистики, так и внутрикорпоративные пользователи – в случае развитой системы финансового документооборота внутри данной компании либо с прочими компаниями холдинга (группы).

При этом существенная часть задач в этой области решается за рамками установленных на предприятии проприетарных информационных систем: с использованием MS Excel и традиционных приемов работы с данным инструментом. Наш опыт показывает, что использование MS Excel для подобных задач зачастую действительно целесообразно с экономической точки зрения, и при использовании эффективных подходов качество Excel-решений может быть бескомпромиссным, а затраты на разработку и внедрение – несоизмеримо меньшими.

Примеры автоматизации отдельных процессов подготовки отчетности

• Подготовка бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. Как было сказано выше, процесс транзакционного учета успешно автоматизирован в большинстве компаний. Тем не менее, далеко не редки случаи, когда бухгалтерские отчеты, налоговые декларации и формы статистической отчетности, даже при наличии на предприятии автоматизированных бухгалтерских систем, составляются практически вручную, поскольку штатные модули данных систем, призванные формировать отчетность в автоматическом режиме, либо отсутствуют вовсе, либо не учитывают всех нюансов их подготовки. Кроме того, иногда проблема усугубляется ведением учета в разрозненных источниках с необходимостью ручного сведения информации воедино. Во всех перечисленных случаях проблема может быть полностью решена путем разработки отдельного Excel-инструмента, адаптированного под специфику информационных систем клиента.
• Оптимизация подготовки отдельных трансформационных корректировок. Многие клиенты самостоятельно налаживают собственные системы подготовки финансовой либо управленческой отчетности: подбирают квалифицированный персонал, разрабатывают шаблоны рабочих расчетов, адаптируют внутренние процессы под нужды отдела отчетности. Однако к работе отдельных участков данных систем могут возникать определенные нарекания, касающиеся точности расчетов, количества периодически возникающих ошибок, скорости подготовки результата и т.д. Зачастую для решения подобных проблем у клиента недостаточно собственных ресурсов – в таком случае консультанты FIN.by могут произвести необходимую оптимизацию проблемных участков, при этом органично встроив доработанные инструменты в общий процесс подготовки МСФО (IFRS) или управленческой отчетности.
• Частичная автоматизация учета операционной деятельности. Безусловно, подавляющее большинство задач по автоматизации учета и документооборота в рамках операционной деятельности предприятия целесообразно решать с помощью проприетарных СУБД, специально адаптированных под большие объемы данных и специфику решаемых задач. Однако и в этой области иногда целесообразно решить проблему автоматизации с помощью MS Excel. В подобных случаях, как правило, штатных возможностей среды Excel уже не хватает, и разработчики FIN.by прибегают к использованию VBA. Примерами подобных решений могут быть, например:
  • Автоматизация сбора, сведения воедино и анализа информации о предварительных заказах товара. На этапе оформления заказа инструмент выступает средством анализа структуры заказа. По мере поступления заказанных товаров на склад инструмент является источником данных для транзакционной системы при оформлении номенклатурных карточек и внесении записей о приходах товара.
  • Автоматизация процесса оформления клиентских заявлений и процесса работы с проблемными дебиторами. Ключевой особенностью системы является автоматизированное заполнение шаблонов документов в формате MS Word на основе информации, накапливающейся в реестре дебиторов, который ведется в MS Excel.