Финансовая функция компании сегодня играет одну из важнейших ролей в эффективном управлении ее бизнесом. Финансовые работники, сотрудничая с коллегами из других отделов, обеспечивают эффективность приобретения и расходования ресурсов компаний в интересах их собственников. В настоящее время во многих компаниях наблюдаются такие изменения, целью которых является уменьшение затрат на осуществление различных бизнес-функций с повышением их качества и надежности. И финансовая функция здесь не исключение: она должна не просто принимать участие в принятии тактических и стратегических решений и своевременно предоставлять релевантную и надежную для бизнеса информацию, но и создавать добавленную стоимость. То есть выгоды от финансовой функции должны превышать затраты на ее содержание.

1.5% годовой выручки тратит средняя американская компания на содержание своей финансовой функции.

Так, согласно APQC, сегодня американская компания в среднем в год тратит около 1.5% годовой выручки на содержание своей финансовой функции, при этом наиболее затратными являются традиционные финансовые функции – обработка транзакций, подготовка отчетности и контроллинг. Данные функции потребляют много трудозатрат и являются зависимыми от человеческого фактора.

76% некачественной финансовой информации обусловлено неправильными действиями людей, вовлеченных в ее подготовку.

В возрастающем информационном потоке, в условиях Big Data, задача своевременной поставки достоверной информации становится особенно сложной. В действительности, согласно Data Warehousing Institute, около 76% проблем с качеством финансовой информации обусловлены неправильными действиями людей, вовлеченных в ее подготовку.

Таким образом, финансовая функция компании не должна превращаться в трудозатратную функцию с высоким риском поставки некачественной финансовой информации.

Компании, которые ощущают:

• низкую скорость получения релевантной финансовой информации,
• низкую скорость обновления финансовой информации,
• перманентную потребность в найме дополнительного персонала финансовой функции, высокую текучесть кадров,
• сверхурочную работу сотрудников финансовой функции,
• зависимость получения финансовой информации от нахождения на рабочем месте конкретных сотрудников финансовой функции,
• возрастающее число фактов предоставления недостоверной финансовой информации

должны поставить для себя цель некоторого редизайна своей финансовой функции.

Для достижения данной цели компаниям необходимо произвести ряд преобразований в трех областях – основе функционирования финансовой функции:

• Процессы:
  • Документация процессов, создание понятной системы внутренних политик и инструкций и их регулярное обновление. Компания должна иметь возможность в любое время воспользоваться накопленными знаниями, вне зависимости от местонахождения конкретных сотрудников.
  • Организация рабочего процесса вокруг результатов, а не действий для его достижения.
  • Внесение (использование) одних и тех же данных только один раз для предотвращения ошибок и уменьшения трудозатрат при их повторном вводе и обновлении.
  • Внедрение системы контролей в процесс создания финансовой информации, что позволит предотвратить ошибки на более ранних стадиях ее формирования и повысить уровень ее достоверности.
  • Переориентация с последовательного порядка выполнения задач на параллельное, где это возможно, для увеличения общей скорости выполнения задач.
• Люди:
  • Поиск новых, наиболее эффективных путей использования существующих способностей и навыков сотрудников финансовой функции;
  • Повышение не только профессиональных компетенций сотрудников, но и навыков работы в команде, расширение знаний о бизнесе компании, улучшение способностей принятия решений;
  • Использование «фриланс-менеджмента»: привлечение сторонних экспертов и профессиональных сообществ для решения конкретных текущих задач и поддержки проектов.
• Информационные системы:
  • Различные информационные системы в компании должны быть совместимыми, обмен данными между ними не должен сопровождаться их потерей или искажениями.
  • Быстродействие систем должно отвечать требованиям компании.
  • Все процессы, которые по своей природе можно систематизировать и задать для них определенные правила, должны быть запрограммированы.

Таким образом, достичь уменьшения трудозатрат и зависимости от человеческого фактора компании могут на различных уровнях финансовой функции:

• и при отражении первичных исходных данных в учетных системах, если данные должны быть предварительно обработаны (пересчитаны) бухгалтером, что потребует от него высоких трудозатрат;
• и на этапе формирования сводной отчетности (по различным стандартам);
• и на этапе поддержки принятия управленческих решений.

Ваша задача – выявить (или инициировать выявление) потенциальные области финансовой функции Вашей компании, которые требуют такого редизайна.