Проблема, задача, вызов:

• децентрализованный расчет премий в отдельных файлах для каждого подразделения, ручное сведение в единый отчет приводили к высоким трудозатратам и риску применения разных методологий расчета для разных подразделений;
• наличие большого числа исходных данных, которые берутся в разном формате из 8 различных систем, не интегрированных между собой;
• сложная методология KPI, которая затрагивает различные сферы и претерпевает изменения практически каждый квартал;
• невозможность рассчитывать KPI и бонусы чаще, чем раз в квартал, т.к. это было трудозатратно;
• отсутствие пользовательской документации.

На выполнение расчета и проверку требовалось совокупно не менее 3-4 дней сотрудников управленческого состава.

Результат (ценность, которую получили):

	Централизованный расчет по всем подразделениям позволил сократить трудозатраты директоров подразделений, передав функцию непосредственно расчета премии одному сотруднику.
	Возможность готовить расчет премии ежемесячно и снижение риска возникновения ошибок за счет глубокой автоматизации бизнес-логики.
	Автоматическая загрузка и консолидация данных по всем KPI, которая позволила сократить трудозатраты на сведение информации из 10 источников данных, не интегрированных между собой. Это позволяет быстро обновить расчеты, если внезапно изменились исходные данные.
	Гибкость расчета и быстрота адаптации к изменениям системы KPI, перечня подразделений и сотрудников, что позволяет сократить трудозатраты на расчет премии.
	Централизованное управление системой KPI и классификациями посредством справочников позволило применить всем подразделениям одинаковую логику расчета бонусов.
	Прозрачность и структурированность расчетов, а также наличие пошаговых инструкций к ним позволяют без существенных затрат передать функциональную обязанность новому исполнителю.
	Сохранение преемственности классификаций при переходе из периода в период.
	Возможность вносить ручные правки в специальных полях ручного ввода для оставления аудиторского следа.

Предложенное техническое решение:

1. Выполнение расчета одним сотрудником централизованно по всем подразделениям, которое занимает 3-4 человеко-часа. Итоговая архитектура расчета выглядит следующим образом:
2. Наличие системы справочников, которые позволяют осуществлять гибкую настройку набора показателей, их удельных весов в сумме премии и целевых значений, а также сопоставление данных из различных систем.

   

3. Автоматическая загрузка и консолидация большого количества данных в разном формате с помощью кнопок специальной надстройки FIN.by Tools (обработка исходных данных происходит автоматически с помощью технологии Power Query).
   
4. Автоматический расчет ключевых показателей эффективности по каждому подразделению.
5. Автоматическая сверка целевых и фактических показателей.
   
6. Автоматический расчет премий с разбивкой по каждому сотруднику в одной таблице на основе выполнения подразделениями показателей KPI.
7. Наличие мест ручной правки, которые позволяют скорректировать автоматически рассчитанные суммы премий в случае возникновения непредусмотренных ситуаций, контроль за наличием ручных правок.

   
    

8. Наличие системы проверок, которые подсказывают, что делать при возникновении ошибок.

   
    

9. Подготовка загрузочного файла для экспорта в BI систему.

   
    

10. Наличие подробной пользовательской инструкции.

Календарное время на разработку и внедрение у клиента – 2 месяца.