Финансовая служба предприятия ежедневно решает множество задач, поступающих от линейного руководства, топ-менеджмента и собственников бизнеса. Многие из подобных задач возникают на регулярной основе, и зачастую их решение требует от финансового специалиста сбора, обработки и анализа первичных данных из самых различных источников.

Если решение принимается регулярно и содержит существенный элемент вычислений и обработки данных, программирование специального инструмента, «заточенного» под данное решение, позволяет минимизировать время на техническую подготовку и уделить большее внимание непосредственно принятию решения.

При этом, несмотря на присутствие на рынке ряда комплексных программных продуктов, способных охватить автоматизацией весьма широкий круг бизнес-процессов, в силу очевидных соображений финансисты продолжают использовать Excel в качестве средства для решения повседневных задач. Однако даже в этом случае, по нашему убеждению, возможно иметь в распоряжении гибкие, удобные и технологичные инструменты, способные стать надежной поддержкой принятия управленческих решений, к тому же за несравнимо меньшие время и деньги.

Наш подход к разработке управленческих инструментов

Первое и самое главное условие успеха в разработке инструментов для поддержки управленческих решений – это возможность четко сформулировать алгоритм автоматизируемого бизнес-процесса. Если рассматриваемую задачу можно представить в виде относительно стабильного во времени дерева решений, а сами решения основаны на анализе цифровой информации – тогда и только тогда разработка соответствующего управленческого инструмента является целесообразной.

Поэтому в первую очередь команда разработчиков FIN.by совместно с представителями заказчика – теми сотрудниками, которые и будут пользоваться разработанными инструментами – обсуждают все «ветви» бизнес-процесса, уделяя пристальное внимание тому, кто именно и какие действия выполняет в общем процессе, и откуда участники процесса берут первичную информацию для принятия решений. Следует оговориться, что компания FIN.by является не только и не столько Excel-разработчиком, сколько командой профессиональных консультантов по всем вопросам финансовой методологии. Поэтому уже на этапе изучения бизнес-процесса могут быть вскрыты резервы для оптимизации и подсказаны возможности улучшения качества принимаемых решений за счет применения лучших методологических практик.

При разработке любых управленческих решений команда FIN.by придерживается следующих подходов:

• Продуманная архитектура и дизайн инструментов. Наш опыт позволяет использовать весь спектр возможностей среды Excel, но ключевое внимание, прежде всего, уделяется прозаичным, на первый взгляд, вопросам проектирования таблиц, алгоритма расчетов, связи данных между элементами системы, визуальному оформлению. На выходе заказчик получает логично построенный, гибкий и понятный рабочий инструмент.
• Программирование инструментов «в общем случае». Где это технически возможно и экономически целесообразно, мы закладываем максимально обозримый набор всевозможных логик, чтобы при возникновении обычных для данного процесса изменений наши инструменты позволяли продолжать работу без необходимости обращения к разработчикам. Если же определенные логики осознанно выносятся за рамки объема работ, все подобные случаи прямо оговариваются сторонами накануне разработки, чтобы в дальнейшем исключить возможные разногласия.
• Приверженность проверенным практикой методологиям. Мы знаем, как решать финансовые задачи правильно, успешно адаптируя опыт западной школы современных финансов в условиях белорусского (и не только) бизнеса. Работа над проектом всегда включает анализ методологии автоматизируемого бизнес-процесса и конструктивную критику с нашей стороны в тех случаях, когда мы видим возможность улучшить рассматриваемый процесс.

Кроме того, по окончании разработки мы не прекращаем коммуникацию, пока не убедимся в том, что назначенные сотрудники заказчика способны эффективно работать с нашими инструментами. Более того, после внедрения любого решения команда FIN.by осуществляет всестороннюю гарантийную и послегарантийную поддержку. Мы обладаем значительным опытом в области финансового образования и умеем объяснять сложные вещи простыми словами. В наши цели не входит привязка клиента к разработчику, мы заинтересованы в том, чтобы пользователи самостоятельно и эффективно применяли наши инструменты в реальной работе.

Что является результатом внедрения управленческих инструментов?

В общем случае заказчик получает привычный процесс принятия решений, но усиленный технически таким образом, что сотрудник, пользующийся инструментом, тратит меньше времени на подготовку, сведение и проверку информации и при этом получает на выходе более достоверный и наглядным образом представленный материал для принятия управленческих решений. Таким образом, высвобождается время на рассмотрение вопросов более высокого уровня: анализа итогов отчета, оценки альтернативных решений, презентации результатов руководству.

Вариантов оптимизации управленческих решений ровно столько, сколько и самих решений. Так, в качестве наиболее ярких примеров внедрения подобных инструментов можем привести следующие:

• Система расчета мотивации персонала. Разработка системы мотивации персонала в зависимости от ключевых показателей эффективности (KPI), специфичных для бизнеса клиента. Программное решение для расчета сумм вознаграждений персоналу согласно действующей системе мотивации. Управленческий учет результатов работы всех сотрудников по всем юридическим лицам группы компаний, правовым формам взаимоотношений, по центрам финансовой ответственности, а также в тесной взаимосвязи с бухгалтерским учетом.
• Платежный календарь. Полнофункциональный инструмент для управления денежной наличностью компании или группы компаний. Обработка стандартных платежных заявок от руководителей отделов. Возможность контролировать остатки по каждому счету каждого юридического лица группы. Отдельные подсистемы для планирования и контроля займов, внутригрупповых и валютнообменных операций. Автоматизировано формирование платежных инструкций для бухгалтеров со всеми необходимыми реквизитами. Реализован контроль исполнения платежных инструкций и сверка с бухгалтерскими системами.
• Отчет о маржинальности продуктовой линейки. Инструмент для расчета и анализа маржинального дохода по продуктам. Автоматическая обработка данных о продажах и переменных затратах на производство и продажу продукции. Визуализация статистики в целом по продуктовым группам и в разрезе продуктов внутри продуктовых групп.