Сотрудники финансовых отделов в ходе подготовки необходимых пакетов отчетности для менеджмента работают с большими массивами учетной информации. При этом отчеты зачастую подготавливаются в сжатые сроки, чтобы обеспечить своевременность принятия управленческих решений. В результате сотрудники финансового отдела зачастую превращаются в технических специалистов по обработке больших массивов данных средствами MS Excel. Действительно, согласно исследованию Robert Half и Financial Executives Research Foundation за 2014 год только 4% времени работники финансовой функции посвящают анализу и обдумыванию полученной финансовой информации, подавляющее время расходуется на сбор и обработку информации.

Только 4% времени работники финансовой функции посвящают анализу и обдумыванию полученной финансовой информации.

В итоге менеджмент получает отчеты, содержащие лишь цифры, но не выводы; зачастую отчеты могут содержать логические ошибки и тем самым искажать действительность. При этом разъяснение любого вопроса от менеджмента, возникающего в результате изучения отчета, занимает много времени, а, если сотрудник, готовивший информацию, отсутствует – то и вовсе является невозможным. Это снижает доверие к финансовой функции, руководство и собственники не видят практической пользы в отчетах, в своих решениях продолжают полагаться на интуицию.

Таким образом, задачей редизайна финансовой функции является перераспределение времени сотрудников между обработкой учетной информации и ее анализом в пользу последнего.

Каким образом достичь такого перераспределения?

• Автоматизировать сбор и обработку информации;
• Сделать прозрачной логику обработки информация и преобразования ее в отчеты;
• Снизить влияние незафиксированных (за пределами выше обозначенной логики) экспертных суждений сотрудников;
• Структурировать обработку информации для удобства ее анализа (например, присвоение ряда характеристик по различным критериям, пошаговое представление расчета и прочее).

Какие выгоды это принесет? Не только высвобождение времени для аналитической работы, и, как следствие, представление более качественных отчетов, но и упрощение и ускорение самого анализа вследствие структуризации данных.

Что подразумевает под собой аналитическая работа с финансовой информацией:

• Анализ динамики: сравнение с прошлым месяцем, либо с аналогичным месяцем прошлого года, с другими периодами. Это позволит выявить нестандартное поведение той или иной статьи и выяснить причины отклонений в плоскости самой бизнес-деятельности компании. Иногда посредством такого анализа выявляются ошибки в учете или отчетности.
• Сравнение между учетами: допускаются только логически допустимые различия между учетами; ряд статей/показателей не может различаться, либо различия допустимы только в одну сторону.
• Сравнение план (бюджет)/факт: позволяет не только следить за исполнением бюджета, но и иногда выявлять ряд совершенных операций, которые должны быть отражены в отчетности, но по которым еще не поступили (не обработаны) документы.
• Факторный анализ отклонений. Это позволит разделить иногда противоположное влияние факторов на тот или иной показатель и оценить такое влияние на адекватность.
• Детализация данных, для выявления группы операций, наиболее повлиявших на изменение того или иного показателя/статьи.
• Бенчмаркинг. Это позволит регулярно следить за тем, насколько деятельность компании синхронна с общими процессами в отрасли.