Вы здесь

Постановка системы бюджетирования
Постановка, автоматизация и оптимизация систем бюджетирования в MS Excel.

Хорошо проработанная система бюджетирования – и в организационном, и в техническом смысле – способна предоставить бизнесу существенное конкурентное преимущество. Подобная система может стать стержнем развития компании, определяющим ее действия на несколько шагов вперед. Правильная система бюджетирования позволяет координировать действия подразделений компании, а также является основой успешной системы мотивации персонала. Тем не менее, для того чтобы бюджетирование приносило реальную пользу, необходимо подобрать правильные подходы к его внедрению.

В деле постановки системы бюджетирования, как нигде более, техническая составляющая процесса, пусть и оставаясь важным фактором, отходит на второй план, уступая место вопросам понимания финансового механизма работы компании, а также исследования рыночных тенденций.

Наш подход к постановке системы бюджетирования

Прежде всего, команда консультантов приступает к подробному изучению бизнес-процессов компании, с тем чтобы представлять в деталях, что приносит бизнесу доход, как ведут себя затраты, какие сотрудники компании несут ответственность за работу тех или иных функций. Собранная информация впоследствии является основой для составления финансовой модели бизнеса – ядра системы бюджетирования. Также утверждаются параметры верхнего уровня, например, валюта бюджетирования, бюджетный период и т.д.

На предварительном этапе консультанты выясняют круг участников бюджетного процесса, приемлемый стиль руководства применительно к подготовке бюджетов. Так, например, обсуждается возможность делегирования подготовки определенных участков бюджета руководителям подразделений, в противовес доведению до сотрудников плановых показателей, разработанных топ-менеджментом компании без привлечения сотрудников более низких звеньев управления.

Следующим этапом работы является согласование методологии составления и применения системы бюджетов. Так, совместно с представителями клиента обсуждаются следующие варианты методологии:

  • Традиционный подход, иначе называемый приростным, или «инкрементным» (incremental) бюджетированием. Суть метода проста и состоит в том, чтобы взять за основу данные прошлого отчетного периода и применить к ним ряд поправок на ожидаемые в бюджетном периоде изменения: инфляция, прогнозная динамика спроса и т.д.
  • Скользящий бюджет (rolling budget), когда каждый месяц/квартал бюджет дополняется новым отчетным периодом взамен только что завершившегося так, чтобы горизонт бюджетирования оставался постоянным. При этом происходит уточнение прогнозов по периодам, переходящим в новый бюджет из предыдущей версии.
  • Бюджетирование по видам деятельности (activity-based budgeting, ABB), при котором затраты бюджетируются отталкиваясь от планируемых объемов тех или иных операций и соответствующих им факторов затрат («кост-драйверов»), обратно тому, как это происходит при применении системы учета затрат по видам деятельности (activity-based costing, ABC).
  • Бюджетирование «с нуля» (zero-based budgeting, ZBB), суть которого сводится к бюджетированию выбранных процессов каждый раз заново, подробно обосновывая необходимость и эффективность каждого элемента затрат.

Выбор нужной методологии основывается на потребностях клиента, а также на наличии достаточных предпосылок, а именно: наличии достаточных ресурсов, квалификации персонала и т.д. Как правило, перечисленные подходы не являются взаимоисключающими. Например, для уже устоявшихся постоянных процессов с высокой эффективностью в целях экономии времени на бюджетирование целесообразно применять традиционный инкрементный подход. Накладные затраты можно при этом бюджетировать, используя элементы методологии ABB. А «с нуля» можно планировать то, что в обиходе принято называть «проектами»: инвестиции, рекламные кампании и т.п.

Как только согласование параметров будущей системы бюджетирования закончено, команда разработчиков приступает к реализации технической части проекта. В сущности, основой системы является финансовая модель бизнеса клиента, разработанная в MS Excel. Использование Excel в бюджетировании более чем оправдано, т.к. объемы вычислений существенно меньше по сравнению с системами подготовки управленческой отчетности. Если в последних широко практикуется автоматизированная обработка выгрузок из учетных систем, зачастую очень больших по объему, то в случае с бюджетированием, как правило, вся информация поступает непосредственно от участников бюджетного процесса и является результатом экспертного суждения сотрудников компании.

Архитектурно финансовая модель представляет собой набор стандартизированных пакетов сбора информации (ПСИ) для заполнения поставщиками информации, и необходимое количество автоматизированных сводов различного уровня, по своей сути являющихся функциональными бюджетами (продаж, производства, закупок и т.д.) и так называемыми мастер-бюджетами (бюджетные баланс, ОПУ и ОДДС). При этом неукоснительным правилом при разработке является избегание двойного ввода исходных данных (вместо этого используется автоматический перенос) и повсеместное использование проверок: как технического характера, так и смысловых (во избежание противоречий между различными поставщиками бюджетной информации).

При этом глубина проработки финансовой модели оказывает решающее влияние, с одной стороны, на точность и достоверность бюджетирования, а с другой – на трудозатраты как на этапе разработки системы, так и на этапе ее последующего использования клиентом. Чем более низкого уровня используются операционные показатели, тем проще обосновать плановые значения исходных данных и тем выше точность прогнозов и польза от бюджетирования в принципе.

По завершении разработки система передается в распоряжение клиента. Передача инструментов сопровождается всесторонним обучением и всесторонней поддержкой работы с системой впоследствии.

Что является результатом внедрения системы бюджетирования?

Результат разработки и внедрения системы бюджетирования, как правило, следующий:

  • Финансовая структура компании. Документ, структурирующий бизнес клиента в виде набора ЦФО: выделяются центры прибыли, инвестиций, центры доходов, расходов, центры маржинального дохода. Определяется подчиненность и взаимосвязь ЦФО. Фиксируются руководители центров и их ответственность. Определяется состав контролируемых (controllable) и прослеживаемых (traceable) затрат ЦФО. Предусматривается возможность постоянного обновления финансовой структуры.
  • Финансовая модель бизнеса. Набор взаимосвязанных файлов MS Excel для обработки и сведения воедино информации от участников бюджетного процесса, регистрируемой в ПСИ унифицированного формата.
  • Техническая документация. Содержит подробную информацию об общей структуре системы, об используемых методологиях и допущениях. Детально расписывается схема расчета всех показателей, включенных в бюджеты всех уровней. Дается описание используемых проверок с указанием возможных причин расхождений и способов решения проблем.
  • Бюджетный регламент. Документ, содержащий детальное описание организационной составляющей процесса бюджетирования в компании: роли, должности, сроки и способ предоставления информации и т.д.

Стоит также отметить, что внедренная система бюджетирования впоследствии может служить основой для решения ряда смежных задач. Результаты работы с системой бюджетирования можно и нужно использовать для расширения системы мотивации персонала и контроля эффективности работы подразделений. Кроме того, финансовая модель, к примеру, может впоследствии выступить основой для составления бизнес-планов для привлечения внешнего финансирования.

Copyright © 2018 FIN.by | КОНСАЛТИНГ И ПРОГРАММНЫЕ РЕШЕНИЯ В ОБЛАСТИ ФИНАНСОВ
Разработка сайта - V-Sage