Проблема, задача, вызов:

• ежемесячная подготовка более 50 отдельных бюджетов по каждому подразделению и ручная консолидация этих бюджетов в единый файл приводили к высоким трудозатратам на процесс бюджетирования.
• все суммы по статьям рассчитывались вручную каждым директором, что увеличивало время на подготовку бюджетов.
• отсутствие возможности централизованного обновления коэффициентов и справочных данных, общих для всех подразделений, и отсутствие четкого механизма контроля, что все исходные данные актуальны на отчетный период.
• отсутствие под рукой сравнительных плановых и фактических данных по статьям, которые также влияют на принятие решения о необходимом бюджете, что вынуждало руководителей обращаться вручную к бюджетам и фактам прошлых периодов для анализа адекватности бюджетируемых сумм.
• отсутствие пользовательской документации.

На весь процесс бюджетирования требовалось совокупно не менее 3 дней сотрудников управленческого состава.

Результат (ценность, которую получили):

	Автоматизация позволила существенно сократить трудозатраты на процесс подготовки и обновление бюджетов на каждой итерации согласования. Период подготовки бюджетов составляет 1 день.
	Гибкость расчета и быстрота адаптации при появлении новых подразделений.
	Централизованное управление общими показателями посредством справочников позволило существенно упростить процесс донесения обновлений до подразделений и контроля за применением этих обновлений.
	Возможность ориентироваться на сравнительные плановые и фактические данные сделало более комфортной и точной работу руководителей подразделений при планировании.
	Возможность вносить ручные правки в специальных полях ручного ввода для оставления аудиторского следа.
	Прозрачность и структурированность расчетов, а также наличие пошаговых инструкций к ним позволяют без существенных затрат передать функциональную обязанность новому исполнителю.

Предложенное техническое решение:

Процесс подготовки бюджетов выглядит следующим образом:

1. Автоматическое формирование шаблонов для всех подразделений с помощью специальной надстройки FIN.by Tools. На этапе формирования шаблонов автоматически рассчитываются:
   • суммы по статьям, имеющие четкую методологию расчета по коэффициентам в зависимости от типа подразделения, указанного в шаблоне;
   • сравнительные данные по планам и фактам прошлых периодов.

​

2. Наличие мест ручного ввода, которые позволяют внести суммы без четкой методологии расчета и скорректировать автоматически рассчитанные суммы в случае возникновения непредусмотренных ситуаций, контроль за наличием ручных правок.

3. Консолидация бюджетов по всем подразделениям с помощью кнопок специальной надстройки FIN.by Tools (консолидация происходит автоматически с помощью технологии Power Query). Формирование отчетов по всем подразделениям по месяцам отчетного года для последующего анализа.

4. Наличие системы справочников, которые позволяют осуществлять гибкую настройку показателей, применимых для всех подразделений, еще перед подготовкой шаблонов. Зона ответственности по обновлению этих показателей смещается от директора каждого подразделения к сотруднику финансового отдела.

5. Наличие глубокой системы проверок, которые подсказывают, что делать при возникновении ошибок.

6. Наличие подробной пользовательской инструкции.

Календарное время на разработку и внедрение у клиента – 1,5-2 месяца.