Вы здесь

"Быстрое закрытие" отчетности
Правильные и своевременно принятые управленческие решения – ключ к успеху любого бизнеса. Мы помогаем бизнесам построить процесс своевременного получения достоверной финансовой информации.

В настоящее время для того чтобы достичь успеха в бизнесе и минимизировать риски при принятии стратегических и тактических решений, менеджменту необходимо быстро реагировать на любые изменения внешней и внутренней среды компании. Для этого нужно получить детальное и своевременное представление о текущем финансовом положении компании, эффективности ее деятельности и ее способности генерировать свободный денежный поток в будущем. Быстрый и эффективный процесс закрытия отчетности как раз является основой для оценки эффективности деятельности компании и принятия управленческих решений. Для компаний, чьи акции размещены на бирже, быстрое предоставление отчетности приобретает особую важность: чем раньше обнародуется консолидированная отчетность компании, тем выше вероятность роста курса ее акций на бирже, т.к. быстрое предоставление полной и достоверной информации о деятельности компании повышает доверие к ней со стороны инвесторов. В связи с этим, только за последние 3 года около 90% европейских компаний выделили "быстрое закрытие" отчетности в качестве одного из главных приоритетов.

Быстрое закрытие – предоставление более точной и качественной информации за меньшее время и деньги.

В мировой практике по мере роста и развития компаний срок закрытия отчетности постоянно снижается. Так, за последние десять лет среднее количество рабочих дней, отводимых на быстрое закрытие, снизилось с 9 до 6 дней. В белорусских компаниях закрытие годовой отчетности по МСФО (IFRS) может достигать 90-100 дней после окончания отчетного периода. Стоит понимать, что отчетность, предоставленная через 3 месяца после окончания отчетного периода, уже не является своевременной, так как основные направления развития компании в следующем отчетном периоде уже были намечены.

За последнее десятилетие существенно выросла нагрузка на финансовую функцию компаний:

  1. государство, финансовые институты требуют большей прозрачности от бизнеса и повышают требования к предоставляемой им отчетности компаний.
  2. растут ожидания от внутренних пользователей компании в отношении финансовой функции как роли, оказывающей своевременную поддержку в принятии управленческих решений.
  3. растут требования к эффективности финансовой функции компании – ожидание больших результатов при неизменной либо уменьшающейся численности персонала финансовых отделов.

Как правило, эти требования касаются:

  • Качества предоставляемой отчетности:
    • повышение достоверности отчетности;
    • увеличение детализации предоставляемой информации;
    • усиление внутреннего и внешнего контроля точности информации;
  • Сроков предоставления отчетности:
    • сокращение сроков до нескольких рабочих дней после окончания отчетного периода;
    • строгое соблюдение сроков закрытия отчетности;
  • Эффективности финансовой функции:
    • снижение стоимости обработки исходной информации;
    • сокращение числа сотрудников финансовой функции.

Наряду с вышеописанными требованиями сложность заключается в постоянно растущих из года в год объемах операций, которые необходимо обработать. В некоторых крупных компаниях сотрудникам финансовой функции необходимо обработать около 100 000 проводок при годовом закрытии отчетности.

100 000 проводок обрабатывается крупными компаниями во время годового закрытия.

Для сотрудников финансовой функции такой рост требований наряду с сокращением затрат компании на саму финансовую функцию означает повышенный уровень стресса, переработки, работу в выходные дни и, в результате, высокую текучесть кадров в области персонала бухгалтерии/отделов отчетности. При этом среди компаний существует высокая конкуренция за опытных сотрудников в сфере отчетности. Расходы на найм такого персонала и его введение в курс дел компании могут достигать 65% от годового оклада сотрудника. Более того, высокая текучесть кадров может способствовать росту риска совершения непреднамеренных бухгалтерских ошибок, которые могут привести к материальной ответственности компании.

Для того чтобы удовлетворить требования внешних и внутренних пользователей отчетности, избегая при этом снижения качества ее подготовки и увеличения стресса сотрудников финансовой функции, необходимо комплексно подходить к оптимизации процесса быстрого закрытия и улучшать не только работу персонала, но и сам процесс закрытия. Стоит подчеркнуть, что сокращение сроков закрытия отчетности до передовых мировых практик вполне реально. Так, среди наших клиентов есть компании, длительность периода закрытия которых составляет до 4-5 рабочих дней после оптимизации процесса закрытия.

Первым шагом на пути оптимизации процесса подготовки отчетности является его технологический аудит: тщательное изучение особенностей текущего процесса, его проблемных сторон и поиск возможностей для улучшения. Результатом этого этапа являются схемы потоков движения информации в процессе закрытия отчетности ("as-is"), слабые места процесса подготовки, временные резервы, а также предложения по их устранению либо оптимизации. На этом же этапе необходимо разработать новую схему потоков движения информации ("to-be"), которая позволит существенно снизить сроки закрытия отчетности.

В ходе оптимизации процесса закрытия отчетности работа должна вестись по трем направлениям:

  1. Организация процесса
    • Разделение процесса закрытия отчетности на ряд отдельных участков.
    • Определение сроков и назначение ответственных для каждого участка процесса закрытия отчетности.
    • Разработка графика предоставления внутренних отчетов, необходимых для закрытия отчетности.
    • Выделение участков закрытия, которые можно вынести за пределы периода закрытия.
    • Систематизация всех расчетных файлов и организация прозрачной структуры каталогов.
    • Увеличение количества контрольных точек с целью выявления каких-либо расхождений и неточностей на самых ранних стадиях и недопущения ошибок в расчетах.
    • Соблюдение "принципа четырех глаз" для снижения зависимости от человеческого фактора.
  2. Технологии
    • Минимизация ручных операций с тем, чтобы блоки исходных данных не вводились дважды, что часто происходит, например, если расчет ведется независимо двумя сотрудниками.
    • Автоматизация повторяющихся процессов, стандартных бизнес-логик. Автоматизации подлежат все расчеты, необходимые для трансформации отчетности, перенос данных из одного документа в другой, а также процесс формирования отчетности в MS Word.
  3. Персонал
    • Профессиональная подготовка персонала, которая включает обучение основам МСФО, трансформации отчетности и управленческого учета.
    • Сопровождение каждого этапа оптимизированного процесса закрытия отчетности подробными инструкциями, что обеспечит понятность и прозрачность требований к персоналу и снизит время, затрачиваемое на устранение неточностей, вызванных разными взглядами сотрудников на один и тот же процесс.
    • Обучение сотрудников профессиональной работе с MS Excel, что значительно повысит их эффективность.
Copyright © 2016 FIN.by | КОНСАЛТИНГ И ПРОГРАММНЫЕ РЕШЕНИЯ В ОБЛАСТИ ФИНАНСОВ
Разработка сайта - V-Sage